مرکز آموزش نرم افزار املاک میلی‌ملک

ورود به میلی‌ملک و شناخت محیط کار

برای استفاده از میلی‌ملک ابتدا وارد millimelk.ir شوید. در صفحه ورود شماره موبایلی را که حساب با آن ساخته شده وارد کنید. پس از شناسایی شماره، می‌توانید روش «ورود با رمز» یا «ورود با پیامک» را انتخاب کنید. در ورود با رمز، رمز عبور حساب را وارد کرده و «ورود به پنل» را بزنید.

بعد از ورود چه می‌بینید؟

در سمت راست پنل سایدبار اصلی قرار دارد. منوی فعلی شامل داشبورد، فایل‌ها، گالری تصاویر، متقاضیان، دفترچه تلفن، تطبیق موجر و مستأجر، ارسال فایل به ...، تیم و کاربران، مالی و حسابداری، ثبت قرارداد، محاسبه کمیسیون، ارسال به تلگرام، اعلانات و تنظیمات است.

بالای پنل نام آژانس و نام کاربر نمایش داده می‌شود. ابزار اعلان، کوچک/بزرگ کردن نمایش، تغییر حالت روشن و تاریک و خروج نیز در ناحیه بالایی در دسترس هستند.

نقش‌های کاربری

مدیر آژانس مسئول تنظیمات آژانس، تیم، سطوح دسترسی و بخش‌های مدیریتی است. سرمشاور بر اساس دسترسی تعیین‌شده روی زیرمجموعه خود کار می‌کند و مشاور امکانات لازم برای ثبت و پیگیری فایل و متقاضی را دریافت می‌کند. بنابراین ممکن است بعضی گزینه‌هایی که در این راهنما می‌بینید برای یک کاربر عادی نمایش داده نشوند.

روال پیشنهادی شروع

1. مدیر حوزه‌های کاری آژانس را در تنظیمات کنترل کند.
2. اعضای تیم و نقش هر فرد را مشخص کند.
3. سطوح دسترسی را تنظیم کند.
4. در صورت نیاز اتصال تلگرام را انجام دهد.
5. سپس ثبت فایل و متقاضی آغاز شود.

داشبورد؛ صفحه کنترل سریع آژانس

داشبورد اولین صفحه بعد از ورود است و برای مشاهده سریع وضعیت مجموعه طراحی شده است. در بالای صفحه میانبرهای ثبت فایل و ثبت متقاضی وجود دارند تا بدون رفتن به منوی مربوط کار جدید را شروع کنید.

کارت‌های آماری

چهار شاخص اصلی شامل فایل اجاره، فایل فروش، متقاضیان و کمیسیون ثبت‌شده نمایش داده می‌شوند. این اعداد مطابق اطلاعاتی هستند که حساب فعلی اجازه مشاهده آن‌ها را دارد.

اشتراک فعلی

در کارت اشتراک، نام پلن، وضعیت فعال، تاریخ خرید، تاریخ پایان، روزهای باقی‌مانده و مبلغ نمایش داده می‌شود. «تغییر اشتراک» و «خرید اشتراک» از همین ناحیه قابل دسترسی هستند.

فایل‌های ماهانه و فایل به تفکیک شخص

وقتی آژانس داده کافی داشته باشد، نمودار فایل‌های ماهانه روند ثبت فایل در ماه‌های مختلف را نشان می‌دهد. بخش «فایل به تفکیک شخص» نیز کمک می‌کند میزان ثبت فایل توسط اعضای تیم دیده شود.

بانک فایل‌های ملکی

با ورود به «فایل‌ها» ابتدا نوع معامله را انتخاب می‌کنید: فایل‌های فروش یا فایل‌های اجاره. این انتخاب باعث می‌شود صفحه شلوغ نشود و فقط پرونده‌های مرتبط نمایش داده شوند.

سه محدوده نمایش فایل

فایل‌های خودم: فایل‌های ثبت‌شده توسط آژانس شما. فایل‌های همکار: فایل‌هایی که از همکاری بین آژانس‌ها به شما رسیده‌اند. همه فایل‌ها: ترکیب فایل‌های خودتان و همکاران.

جستجو و فیلتر

کادر جستجو برای عنوان، آدرس، مالک یا شماره تماس استفاده می‌شود. فیلتر نوع معامله و حداقل/حداکثر متراژ نیز وجود دارد. مرتب‌سازی شامل تاریخ ثبت جدید به قدیم، قدیم به جدید، قیمت کم به زیاد، قیمت زیاد به کم، متراژ کم به زیاد و زیاد به کم است.

عملیات بالای صفحه

• انتخاب همه / لغو انتخاب: برای عملیات گروهی.
• تغییر فروش / اجاره: برگشت به انتخاب نوع معامله.
• بایگانی فایل‌ها: فایل را بدون حذف دائمی از گردش اصلی خارج می‌کند و قابلیت بازگردانی دارد.
• ارسال گروهی تلگرام: فایل‌های انتخاب‌شده را از مسیر تلگرام ارسال می‌کند.
• ثبت فایل: ویزارد چهارمرحله‌ای ایجاد فایل را باز می‌کند.

به‌روزرسانی فایل‌ها

قیمت، وضعیت موجود بودن، شماره مالک و مشخصات فنی را به‌روز نگه دارید. دقت تطبیق و همکاری بین تیم مستقیماً به کیفیت همین داده‌ها بستگی دارد.

ثبت فایل جدید؛ قدم‌به‌قدم

از صفحه فایل‌ها «＋ ثبت فایل» را بزنید. ثبت فایل در نسخه فعلی یک ویزارد ۴ مرحله‌ای است.

مرحله ۱: نوع معامله

ابتدا یکی از دو گزینه اجاره یا فروش را انتخاب کنید.

مرحله ۲: حوزه کاری

اگر آژانس بیش از یک حوزه فعال داشته باشد، حوزه مسکونی، تجاری و اداری یا صنعتی را انتخاب می‌کنید. اگر فقط یک حوزه فعال باشد، سیستم می‌تواند مستقیم به مرحله بعد برود.

مرحله ۳: نوع ملک

نوع دقیق ملک بر اساس حوزه و معامله نمایش داده می‌شود؛ برای نمونه واحد، زمین، کلنگی یا انواع صنعتی. نوع انتخابی تعیین می‌کند چه فیلدهای تخصصی در فرم نهایی نمایش داده شوند.

مرحله ۴: اطلاعات فایل

فرم نهایی بخش‌های «مالک و موقعیت»، «مشخصات ملک»، «عنوان فایل» و «تصاویر ملک» را دارد. نام و شماره تماس مالک، محدوده ملک و آدرس دقیق را وارد کنید. بعد فیلدهای تخصصی همان نوع ملک را کامل کنید.

در فروش، قیمت کل و قیمت متری در صورت وجود با متراژ مرتبط هستند؛ بعد از تغییر متراژ یا قیمت، مقدار محاسبه‌شده را کنترل کنید. در اجاره، ودیعه و اجاره ماهانه جداگانه ثبت می‌شوند.

تصاویر ملک

در فرم ثبت فایل می‌توانید چند تصویر JPG، PNG یا WebP را همزمان انتخاب کنید. حداکثر حجم هر تصویر در فرم فعلی ۱۵ مگابایت است. بعد از ثبت، تصاویر در گالری قابل مدیریت هستند.

متقاضیان؛ ثبت دقیق نیاز مشتری

در منوی «متقاضیان» فهرست درخواست‌ها با ستون‌های نام، تماس، حوزه، نیاز، ثبت‌کننده، تاریخ ثبت و عملیات نمایش داده می‌شود. دکمه «＋ متقاضی» برای ایجاد درخواست جدید و «بایگانی» برای مشاهده متقاضیان خارج‌شده از گردش اصلی است.

چه اطلاعاتی ثبت شود؟

نام و شماره تماس، حوزه کاری، خرید یا اجاره، محدوده متراژ، سقف بودجه، محدوده مکانی و ویژگی‌های ضروری مشتری را ثبت کنید. در مسکونی مواردی مثل خواب، پارکینگ، آسانسور و انباری و در صنعتی نیازهایی مانند برق و آمپراژ، گاز و آب اهمیت دارند.

چرا اطلاعات دقیق مهم است؟

سامانه تطبیق از همین داده‌ها برای پیدا کردن فایل مناسب استفاده می‌کند. اگر بودجه یا متراژ به شکل غیرواقعی ثبت شود، نتیجه تطبیق نیز ضعیف خواهد شد.

ویرایش و بایگانی

هر زمان بودجه، منطقه یا شرایط مشتری تغییر کرد، درخواست را ویرایش کنید. اگر مشتری فعلاً غیرفعال شد، بایگانی از حذف دائمی بهتر است؛ چون سابقه حفظ می‌شود و در صورت نیاز قابل بازگشت است.

تطبیق فایل و متقاضی

در «تطبیق موجر و مستأجر» می‌توانید منطق ارسال خودکار نتیجه‌های مناسب را کنترل کنید. نسخه فعلی صراحتاً اعلام می‌کند که تطبیق فقط تا ۷ روز پس از ثبت متقاضی ارسال می‌شود.

ارسال خودکار SMS

با فعال کردن «ارسال خودکار SMS»، نتیجه‌های واجد شرایط برای گیرنده‌های انتخاب‌شده ارسال می‌شوند. اگر این گزینه خاموش باشد، ارسال خودکار پیامک انجام نمی‌شود.

حداقل درصد تطبیق

اسلایدر درصد تعیین می‌کند فایل از چه امتیازی به بالا برای ارسال خودکار مناسب تلقی شود. مقدار پیش‌فرض تصویر فعلی ۷۰٪ است و خود پنل بازه ۶۰٪ تا ۸۰٪ را برای جلوگیری از پیشنهادهای ضعیف مناسب‌تر معرفی می‌کند.

گیرنده‌های پیام

• متقاضی: ارسال به شماره متقاضی.
• ثبت‌کننده فایل‌های مطابق: ارسال خلاصه برای هر ثبت‌کننده فایل مناسب.
• سرمشاور مربوطه: ارسال خلاصه به سرمشاور فایل‌های مطابق.

پس از تغییر تنظیمات «ذخیره تنظیمات» را بزنید.

قبل از معرفی فایل

امتیاز تطبیق جای بررسی مشاور را نمی‌گیرد. قیمت، موجود بودن فایل، شرایط مالک و ویژگی‌های ضروری مشتری را قبل از معرفی نهایی کنترل کنید.

«ارسال فایل به ...»؛ انتخاب مقصد همکاری

این منو سه مسیر دارد: ارسال به مشاور، ارسال به آژانس همکار و ارسال به آژانس‌های شهر. گزینه سوم در نسخه فعلی با وضعیت «به‌زودی» نمایش داده می‌شود.

ارسال به مشاور

این مسیر برای تقسیم کار داخل همان آژانس است. فایل یا متقاضی را انتخاب کرده، یک یا چند مشاور/سرمشاور را مشخص و ارسال می‌کنید. هدف این است که اطلاعات داخل خود سیستم منتقل شوند و نیازی به ثبت دوباره یا فرستادن پراکنده در پیام‌رسان نباشد.

آژانس همکار

در همکاری بین آژانس‌ها، هر آژانس کد همکاری دارد. با وارد کردن کد آژانس همکار، ارتباط ایجاد می‌شود و بعد می‌توان فایل را به شکل کنترل‌شده به شریک متصل فرستاد.

حریم اطلاعات فایل

در منطق فعلی اشتراک، هنگام ارسال به آژانس همکار اطلاعات حساس مانند نام مالک، شماره تماس و آدرس دقیق برای مقصد مخفی می‌شوند. همچنین گزینه «اجازه ارسال به سایر همکاران» مشخص می‌کند دریافت‌کننده اجازه فوروارد کردن فایل به همکاران متصل خودش را داشته باشد یا نه.

ساختار تیم در میلی‌ملک

صفحه «تیم و کاربران» برای مدیریت اعضا و سطح دسترسی‌هاست. در بالای صفحه ظرفیت سرمشاور و مشاور نسبت به پلن فعلی نمایش داده می‌شود و دکمه «＋ افزودن کاربر» برای اضافه کردن عضو جدید وجود دارد.

جدول اعضا

ستون‌های اصلی شامل نام، شماره، نقش، سرمشاور، وضعیت و مدیریت هستند. وضعیت «تأیید شده» یعنی حساب عضو آماده استفاده است.

نقش‌ها

مدیر سطح مدیریتی اصلی دارد. سرمشاور می‌تواند مسئول زیرمجموعه باشد و مشاور عملیات روزمره را انجام می‌دهد. نقش را متناسب با وظیفه واقعی فرد انتخاب کنید.

تخصیص مشاور به سرمشاور

از گزینه «تخصیص مشاور به سرمشاور» ساختار تیمی ایجاد کنید. این تخصیص در تنظیمات دسترسی و گیرنده‌های تطبیق نیز کاربرد دارد.

سطح دسترسی

در پنجره دسترسی‌ها مجوزهای عملیات فایل، متقاضی، تصاویر، ارجاع و سایر امکانات قابل کنترل هستند. اصل پیشنهادی این است که هر کاربر فقط مجوزهایی را داشته باشد که برای کارش لازم است.

دفترچه تلفن یکپارچه آژانس

دفترچه تلفن اطلاعات تماس ثبت‌شده در فایل‌ها و درخواست‌ها را در یک نقطه جمع می‌کند. دو تب اصلی مالکین و متقاضیان هستند.

مالکین

اطلاعات مالک از فایل‌های ملکی وارد دفترچه می‌شود. برای تماس دوره‌ای و کنترل قیمت یا وضعیت موجود بودن فایل، به جای باز کردن تک‌تک پرونده‌ها از این قسمت استفاده کنید.

متقاضیان

شماره متقاضیان ثبت‌شده برای پیگیری درخواست‌ها در تب متقاضیان قابل دسترسی است. اگر فقط شماره عوض شده، اطلاعات تماس را اصلاح کنید؛ اگر نیاز مشتری تغییر کرده، خود پرونده متقاضی را نیز ویرایش کنید تا تطبیق با داده جدید انجام شود.

نظم اطلاعات

هنگام ثبت فایل یا متقاضی شماره را با فرمت صحیح وارد کنید و از ایجاد شکل‌های مختلف یک شماره پرهیز کنید. اطلاعات تماس مشتری بخشی از داده کاری آژانس است و باید فقط در چهارچوب کاری استفاده شود.

حسابداری قراردادها و اشتراک

در «مالی و حسابداری» دو موضوع جدا کنار هم مدیریت می‌شوند: حسابداری معاملات و صورتحساب‌های اشتراک میلی‌ملک.

شاخص‌های بالا

تعداد قراردادها و مجموع کمیسیون ثبت‌شده نمایش داده می‌شوند. جدول قراردادهای مالی شامل تاریخ قرارداد، کل کمیسیون، فایل مرتبط، ثبت‌کننده و عملیات است.

ثبت قرارداد مالی جدید

«＋ قرارداد جدید» را بزنید، فایل مرتبط و تاریخ را مشخص کنید و کمیسیون طرفین معامله را وارد کنید. اگر معامله توسط چند مشاور انجام شده، سهم هر فرد را مطابق ساختار داخلی آژانس ثبت کنید. همکاران خارج از تیم نیز در صورت وجود به شکل جداگانه ثبت شوند.

صورتحساب‌های اشتراک

پایین صفحه سوابق مالی اشتراک آژانس نمایش داده می‌شوند. این بخش با کمیسیون معاملات متفاوت است؛ مثلاً پلن رایگان یک‌ساله می‌تواند با مبلغ صفر و وضعیت فعال در صورتحساب دیده شود.

مدیریت قراردادهای آژانس

منوی «ثبت قرارداد» دو مسیر اصلی دارد: ثبت قرارداد برای تنظیم قرارداد جدید و مشاهده قراردادها برای دیدن قراردادهای قبلی.

ثبت قرارداد جدید

بعد از انتخاب ثبت قرارداد، حوزه و نوع قرارداد فعال را مشخص کنید. اطلاعات طرفین، مشخصات ملک، مبالغ و شروط را با دقت وارد کنید. اگر اطلاعات ملک قبلاً در فایل ثبت شده، مقدارهای قرارداد را با فایل اصلی تطبیق دهید.

مشاهده قراردادها

در بخش قراردادهای ثبت‌شده می‌توانید سابقه را باز کرده و بر اساس امکانات فعال نسخه فعلی مشاهده یا ویرایش کنید.

تفاوت قرارداد با حسابداری

«ثبت قرارداد» مربوط به داده و متن قرارداد است؛ «مالی و حسابداری» برای کمیسیون و سهم افراد معامله استفاده می‌شود. یک معامله ممکن است در هر دو بخش رکورد داشته باشد اما هدف آن‌ها متفاوت است.

محاسبه سریع کمیسیون

این ابزار دو تب «رهن و اجاره» و «فروش» دارد و کمیسیون را همراه با ارزش افزوده نمایش می‌دهد.

رهن و اجاره

مبلغ رهن و اجاره ماهانه را وارد کنید. سامانه «کمیسیون پایه هر طرف»، «ارزش افزوده ۱۰٪» و «مبلغ نهایی هر طرف» را نشان می‌دهد. راهنمای داخل پنل توضیح می‌دهد که اجاره با معادل اجاره‌ای رهن ترکیب و سپس ارزش افزوده محاسبه می‌شود.

فروش

در تب فروش مبلغ معامله را وارد کنید. راهنمای فعلی پنل برای فروش ۰٫۲۵٪ مبلغ معامله و سپس ۱۰٪ ارزش افزوده را نمایش می‌دهد.

اتصال کانال تلگرام

صفحه «ارسال به تلگرام» مدیریت انتشار فایل و ارسال تطبیق از طریق ربات را یکجا انجام می‌دهد.

ارسال فایل به کانال

1. ربات اصلی میلی‌ملک را در کانال Admin کنید.
2. آیدی کانال را در فیلد «آیدی کانال تلگرام» وارد کنید.
3. «ذخیره و اتصال کانال» را بزنید.

پس از اتصال موفق، دکمه «تلگرام» کنار فایل‌ها می‌تواند آگهی همان فایل را در کانال منتشر کند. برای چند فایل از ارسال گروهی در بخش فایل‌ها استفاده کنید.

ارسال تطبیق از طریق ربات

این قابلیت با انتشار عمومی کانال فرق دارد. متن تطبیق به صورت خصوصی برای شخص متصل‌کننده ارسال می‌شود، نه داخل کانال. برای فعال شدن، اتصال خصوصی ربات باید کامل شده باشد.

گزینه «ارسال خصوصی تطبیق» را فعال/غیرفعال کرده و «ذخیره تنظیمات ارسال تطبیق» را بزنید.

مرکز اعلان‌های میلی‌ملک

در صفحه «اعلانات» پیام‌های سیستمی مهم جمع می‌شوند. متن فعلی پنل مشخص می‌کند که پیام‌های تیکت، وضعیت ارسال پیامک و خریدهای موفق در این صفحه نمایش داده می‌شوند.

اعلان خوانده‌نشده

وقتی اعلان جدید وجود داشته باشد، از همین صفحه قابل مشاهده است. در حالت خالی پیام «اعلان خوانده‌نشده‌ای ندارید» و «هنوز اعلانی برای شما ثبت نشده است» نمایش داده می‌شود.

روال پیشنهادی

مدیر یا کاربر مسئول بهتر است اعلان‌ها را روزانه بررسی کند، به‌خصوص اگر ارسال پیامک تطبیق یا خرید اشتراک انجام شده است. اگر یک عملیات ظاهراً انجام شده ولی نتیجه مشخص نیست، اعلان‌ها یکی از اولین جاهایی هستند که باید کنترل شوند.

تنظیمات اصلی آژانس و حساب

صفحه تنظیمات چند گروه مهم دارد: حساب کاربری، فضای تصاویر، واحد پول، تنظیمات آژانس، نمایش و امنیت حساب.

اطلاعات پایه حساب

نام، اطلاعات هویتی و اطلاعات پایه آژانس از بخش حساب کاربری قابل تغییر هستند و پنل برای این ویرایش تأیید دو مرحله‌ای در نظر گرفته است.

فضای تصاویر

میزان مصرف فضای تصاویر نسبت به سهم آژانس نمایش داده می‌شود؛ در حساب تست تصویر فعلی ۱۰۰ مگابایت ظرفیت نشان می‌دهد.

تنظیمات آژانس

• مشاورها و سرمشاورها فایل‌های هم را ببینند.
• مشاورها و سرمشاورها متقاضی‌های هم را ببینند.
• واحد پول پیش‌فرض: تومان یا ریال.
• حوزه کاری: مسکونی، تجاری و اداری، صنعتی.

بعد از تغییر «ذخیره تنظیمات آژانس» را بزنید.

نمایش

تغییر روشن/تاریک و کنترل اندازه فونت برای شخصی‌سازی محیط در همین صفحه قرار دارند.

تغییر رمز عبور

رمز فعلی، رمز جدید و تکرار رمز جدید را وارد کنید. رمز جدید در نسخه فعلی باید ۸ تا ۱۶ کاراکتر باشد و حداقل یک حرف بزرگ انگلیسی، یک حرف کوچک انگلیسی و یک علامت داشته باشد.

تغییر شماره همراه

برای تغییر شماره، ابتدا شماره فعلی و سپس شماره جدید با پیامک تأیید می‌شوند و متن پنل اعلام می‌کند تغییر نهایی ۲۴ ساعت بعد انجام می‌شود.

آموزش ویدیویی کار با میلی‌ملک

در این بخش می‌توانید آموزش قسمت‌های اصلی سامانه را به صورت ویدیویی مشاهده کنید. برای یادگیری کامل‌تر، پیشنهاد می‌شود ابتدا فیلم مربوط به هر بخش را ببینید و سپس آموزش متنی همان قسمت را در مرکز آموزش مطالعه کنید.